Datenschutzinformationen LANDA

Was ist LANDA?

LANDA ist ein der Name eines Datenmanagementsystems. Es handelt sich dabei um eine zentrale Webanwendung, in der verschiedene Daten erhoben, gesammelt, bearbeitet, exportiert und gelöscht werden können. Die technische Grundlage von LANDA ist eine individuell angepasste Instanz von ERPNext.

Wer ist der Anbieter der Webanwendung LANDA?

Die Webanwendung LANDA ist ein Auftragsprojekt des Landesverbandes Sächsischer Angler e. V. (LVSA). Dieser stellt LANDA den drei sächsischen Regionalverbänden sowie deren jeweiligen Mitgliedsvereinen kostenfrei zur Verfügung.

Wer sind die Anwender von LANDA?

Der LVSA stellt LANDA den drei sächsischen Regionalverbänden sowie deren jeweiligen Mitgliedsvereinen kostenfrei zur Verfügung. Hauptanwender sind die hauptamtlichen Mitarbeiter der Regionalverbände und die Mitglieder aus den Vereinen, die mit den entsprechenden Aufgaben im Verein betraut sind (Vorstand, Gewässerwart etc). Vorerst ist es nicht vorgesehen, dass jedes einzelne Mitglied einen eigenen Zugang zu LANDA erhält.

Was bedeutet die Einführung von LANDA im Gefüge der sächsischen Angelvereine und Verbände?

LANDA bildet zukünftig die Datengrundlage für sämtliche Verwaltungs- und Planungsvorgänge. Es wird die bisher verwendeten Altanwendungen der drei Regionalverbände ablösen. Jeder Regionalverband erhält für sich und seine ordentlichen bzw. mittelbaren Mitglieder im Sinne der Satzung des jeweiligen Verbandes in LANDA einen eigenständigen Verwaltungsbereich. Dass ein Regionalverband die Vereins- bzw. Mitgliedsdaten eines jeweils anderen Regionalverbandes einsehen und verarbeiten kann, wird technisch ausgeschlossen.

Die wichtigste Neuerung im Wesen von LANDA im Vergleich zu bisherigen Altanwendungen besteht darin, dass ein Angelverein und der zugehörige Regionalverband an einem gemeinsamen Datensatz arbeiten. Hiermit entfallen mögliche Redundanzen sowie aufwendige Übermittlungsprozesse von Mitgliedsdaten.

Die Benutzung von LANDA ist für die Angelvereine nicht verpflichtend. Allerdings wird die Nutzung ausdrücklich empfohlen. Je mehr Vereine LANDA nutzen, desto stärker werden die Vorteile des Systems hinsichtlich Effektivität und Datenqualität zu Tage treten.

Welche Funktionalitäten bildet LANDA ab?

LANDA stellt in Abhängigkeit der entsprechenden Berechtigung eines Anwenders folgende Funktionalitäten zur Verfügung:

Vereinsverwaltung

• Neue Vereine anlegen
• Vereine deaktivieren
• Vereinsdaten bearbeiten
• Erlaubnisscheinliste für Verein anlegen
• Erlaubnisscheinlisten einsehen, die ein Verein angelegt hat

Mitgliederverwaltung

• Mitglieder anlegen
• Adressänderung vornehmen
• Funktionen innerhalb des Vereins vergeben
• Funktionen im Regionalverband vergeben
• Auszeichnung zuweisen
• Erlaubnisschein zuweisen / entfernen / einsehen
• Mitglied deaktivieren

Bestellwesen

• Bestellungen aus einem Verein ansehen
• Lieferung für Vereine anlegen
• Rechnungen und Lieferscheine exportieren
• Retoure anlegen
• Zahlungseingänge und -ausgänge anlegen bzw. dokumentieren
• Kostenübersicht für Vereine erstellen
• Vereinsübergreifende Ausgabestatistik einzelner Positionen aus dem Artikelstamm

Kontakte

• Kontakte anlegen
• Kontakte bearbeiten
• Kontakte deaktivieren

Gewässer

• Stammdatenverwaltung für Gewässer
• Betreuungsverhältnis zwischen Verein und Gewässer herstellen
• Pächter zuweisen
• Planung von Besatzmengen

Fangmengen

• Fangmengen anlegen
• Fangmengenangaben aus den Vereinen prüfen
• Auswertung von Fangmengen nach Gewässer, Fischart und Verein
• Auswertung Angeltage nach Gewässer und Verein

Welche personenbezogenen Daten werden erhoben?

In LANDA stellt jedes angelegte Mitglied einen eigenen Datensatz dar. Zu jedem Mitglied können in LANDA folgende Daten erfasst werden:

Persönliche Information

• Vor.- und Nachname*
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit

Anschrift und Kontakt

• Anschrift (Straße, Postleitzahl, Wohnort)**
• Mailadresse**
• Telefonnummer**

Vereins- bzw. Verbandsspezifische Informationen

• Mitgliedsnummer
• Vereinszugehörigkeit
• Fördermitgliedstatus
• Eintrittsdatum (Mitglied seit…)
• Bezug Fischer & Angler
• Besitz eines Schlüssels für das zentrale Schließsystem des LVSA
• Besitzt einen Fischereischein
• Ggf. Ablauf der Gültigkeit
• Mitgliedsfunktion (z. B. Vorstand, Jugendwart etc)**
• Auszeichnungen des Verbandes (inkl. Datum der Vergabe)**
• Freies Bemerkungsfeld für vereinsspezifische Informationen (Freitext)
• Erlaubnisscheinnummer**
• Anhänge (Bild, PDF etc.)

HINWEIS

Fangmengen zählen nicht zu personenbezogenen Daten, da diese ohne Bezug zu Mitgliedern erhoben und verarbeitet werden.

Wo liegen diese Daten? (Server)

Sämtliche Daten liegen in einem Rechenzentrum in Deutschland und sind durch alle notwendigen Maßnahmen in Sinne der DSGVO (TOMs) abgesichert. Für Detailfragen des technischen Datenschutzes kann der Datenschutzbeauftragte des Landesverbandes Sächsischer Angler e. V. kontaktiert werden.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Verhältnis zwischen Mitglied und Verein

Da Vereine personenbezogene Daten verarbeiten, gilt unabhängig von der Art des Dateisystems die Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO). Die Rechtmäßigkeit für die Verarbeitung personenbezogene Daten ist im Artikel 6 der Datenschutzgrundverordnung festgelegt. Demnach gibt es sechs mögliche Voraussetzung, von denen mindestens eine gegeben sein muss, um die Verarbeitung zu legitimieren.

Die Mitgliedschaft von einer natürlichen Person in einem Angelverein, ist als Vertragsverhältnis zu bewerten. Aus diesem Grund kommen insbesondere zwei der sechs Voraussetzungen zum Tragen:

Art. 6 Abs. 1 lit. b)

die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen;

und Art. 6 Abs. 1 lit. f)

die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.

Verhältnis zwischen Mitglied und Regionalverband

Grundsätzlich gehören personenbezogene Daten eines Vereines nicht automatisch auch einem möglichen Dachverband. Aufgrund der geltenden Gesetzeslage steht in Sachsen jedoch auch der in einem sächsischen Angelverein organisierte Angler über seinen Erlaubnisschein in einem Vertragsverhältnis mit seinem zuständigen Regionalverband (§19 SächsFischG). Dieses Vertragsverhältnis erfüllt ebenfalls die bereits genannte Voraussetzung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) der DSGVO. Sofern keine besonderen Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) und lit f) DS-GVO; s. o. Nr. 2.1) ist der Zugriff durch hauptamtliche Mitarbeiter des Regionalverbandes, die gemäß ihrem Aufgabenbereich für die Verarbeitung legitimiert sind, rechtskonform.

Rolle des Landesverbandes Sächsischer Angler e. V.

Der Landesverband Sächsischer Angler e.V. (LVSA) betreibt die Plattform LANDA und stellt sie den Regional-verbänden zur Verfügung. Der LVSA administriert und wartet die Plattform gemeinsam mit Dienstleistern, nimmt für LANDA also die Funktion eines IT-Dienstleisters war. Dazu hat der LVSA mit den Regionalverbänden entsprechende Verträge abgeschlossen.

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Einhaltung des Datenschutzes im Verein ist dessen gesetzliche Vertreter. Dies ist nach § 26 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) der Vorstand (bzw. mehrere Vorstände).

Zwecke der Verarbeitung

Die Datenverarbeitung personenbezogener Daten dient folgenden Zwecken:

• Verwalten von Mitgliedschaften
• Organisation und Dokumentation von Erlaubnisscheinverträgen
• Nachweisführung über Berechtigungen und Funktionen
• Erfüllung der satzungsgemäßen Informationspflicht der Verbände

Start und Ende der Verarbeitung in LANDA

Die Erfassung personenbezogener Daten in LANDA beginnt rechtmäßig mit Eintritt des einzelnen Mitgliedes in den Angelverein. Die Löschung der Daten erfolgt, sobald sich die Mitgliedschaft zum Beispiel durch Austritt oder Tod des Mitgliedes auflöst. Einzig die Information der hinterlegten Erlaubnisscheinnummern wird mit Ausscheiden des Mitgliedes noch bis zum Ende des folgenden Kalenderjahres im System abgespeichert. Diese Notwendigkeit ergibt sich aus dem §34 der Sächsischen Fischereiverordnung.

Das Berechtigungsmodell - Wer hat Zugriff auf personenbezogene Daten in LANDA?

Art und Umfang von Berechtigungen werden in LANDA über sogenannte Funktionskategorien organisiert. Jedem angelegten Mitglied in LANDA können eine bzw. mehrere dieser Kategorien zugewiesen werden, unabhängig davon, ob das Mitglied tatsächlich einen eigenen Zugang zum System hat.

Übersicht der Funktionskategorien in LANDA