Datenschutzordnung des Landesverbandes Sächsischer Angler e. V. (LVSA)

(Stand: 09_2022)

1.Begriffsdefinition

1.1. Ordentliche Mitglieder

Satzungsgemäß Ordentliche Mitglieder des LVSA sind regionale sächsische und fischereiausübungsberechtigte Anglerverbände (regionale Dachverbände von Angelvereinen – nachfolgend als Regionalverbände bezeichnet).

1.2. Mittelbare Mitglieder

Mittelbare Mitglieder des LVSA sind die sächsischen Angelvereine, die bei jeweils einem der sächsischen Regionalverbände ordentliches Mitglied sind.

1.3.  Betroffene Personen

Betroffene Personen im Sinne dieser Ordnung sind die ordentlichen Mitglieder der sächsischen Angelvereine.

2.Grundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Verband

2.1. Rechtsgrundlage

Da die mittelbaren und ordentlichen Mitglieder personenbezogene Daten verarbeiten, gilt bei der Verarbeitungstätigkeit die Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO). Die Rechtmäßigkeit für die Verarbeitung personenbezogene Daten ist im Artikel 6 der Datenschutzgrundverordnung festgelegt. 

2.2. Verhältnis zwischen einer betroffen Person und dem mittelbaren Mitglied

Die Mitgliedschaft von einer natürlichen Person in einem Angelverein, ist als Vertragsverhältnis zu bewerten. Aus diesem Grund kommen insbesondere zwei Voraussetzungen zum Tragen: 

Art. 6 Abs. 1 lit. b) 

die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen; 

Art. 6 Abs. 1 lit. f)  

die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt. 

2.3. Verhältnis zwischen einer betroffen Person und dem ordentlichen Mitglied

Aufgrund der geltenden Gesetzeslage steht in Sachsen auch der in einem sächsischen Angelverein organisierte Angler über seinen Erlaubnisschein in einem Vertragsverhältnis mit seinem zuständigen Regionalverband (§19 SächsFischG). Dieses Vertragsverhältnis erfüllt ebenfalls die Voraussetzung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) der DSGVO und legitimiert die hauptamtlichen Mitarbeiter, personenbezogene Daten von betroffenen Personen zu verarbeiten.

3. Zweck der Verarbeitung

Folgende Zwecke liegen der Verarbeitung personenbezogener Daten zugrunde:

-Verwalten von Mitgliedschaften 

-Organisation und Dokumentation von Erlaubnisscheinverträgen 

-Nachweisführung über Berechtigungen und Funktionen 

-Erfüllung der satzungsgemäßen Informationspflicht der Verbände

-Umsetzung von gesetzlichen Vorgaben aus dem Sächsischen Fischereigesetz und der Sächsischen Fischereiverordnung 

4. Datenmanagementsystem „LANDA“

4.1. Allgemeines

LANDA ist ein der Name des Datenmanagementsystems, welches der LVSA seinen ordentlichen und mittelbaren Mitgliedern zur Verfügung stellt. Es handelt sich dabei um eine zentrale Webanwendung, in der verschiedene Daten erhoben, gesammelt, bearbeitet, exportiert und gelöscht werden können.

4.2. Art(en) der personenbezogenen Daten

Folgende Datenarten sind regelmäßig Gegenstand der Verarbeitung:

-Angaben zur Person wie Name, Geburtsdatum

-Adressdaten wie Wohnanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer

-Erlaubnisscheinnummern

-Mitgliedsfunktionen (Vorsitzender, Jugendwart etc.)

-Auszeichnungen (Ehrennadeln etc.)

-Ggf. Zugangsinformationen für LANDA

-Berechtigungen für LANDA

4.3. Anwender in LANDA

LANDA darf ausschließlich verwendet werden:

(1)Durch die Verantwortlichen im Sinne von Punkt 5.1

(2)Auf Weisung eines Verantwortlichen

(3)Durch Vertreter des LVSA im Rahmen eines Vertrages zur Auftragsdatenverarbeitung mit seinen ordentlichen Mitgliedern

(4)Externe Personen im Rahmen eines Vertrages zur Auftragsdatenverarbeitung mit dem LVSA aus Gründen von Wartung und Support der Webanwendung LANDA

4.4. Grundsatz der Nutzung

Die Anwendung von LANDA basiert stets auf der Grundlage der größtmöglichen Sorgfalt, Vorsicht sowie Respekt vor den Daten der Vereinsmitglieder und ist nach bestem Treu und Glauben durchzuführen. Die Daten der betroffenen Personen haben in allen Belangen und in jeder Situation die höchste Priorität! Jegliches Handeln, welches die personenbezogener Daten einer oder mehrerer Personen gefährdet, ist zu unterlassen. Es gelten die Nutzungsbedingungen des Datenmanagementsystems LANDA (im System jederzeit einsehbar).

5.Verantwortlichkeiten

5.1. Verantwortlichkeit

Für die Einhaltung der Regelungen aus der DSGVO ist jeweils der Vorstand der ordentlichen und mittelbaren Mitglieder verantwortlich.

5.2. Gemeinsame Verantwortlichkeit

Da der Regionalverband und die ihm zugehörigen Vereine gemeinsam über Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO entscheiden, besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit i.S.d. Art. 26 DSGVO.

5.3. Zuständigkeiten

5.4. Meldepflichten

Die Verantwortlichen der ordentlichen und mittelbaren Mitglieder sind dazu verpflichtet die jeweils andere Partei unverzüglich über jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten i.S.d. Art. 4 Nr. 12 DSGVO in Textform unterrichten.

Beide Parteien haben sich gegenseitig unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Datenverarbeitung oder Verletzungen von Bestimmungen in LANDA festgestellt werden.

Zum weiteren Vorgehen bezüglich einer Meldepflicht nach Art. 33 DSGVO, sowie einer Benachrichtigung der Betroffenen nach Art. 34 DSGVO werden sich beide Parteien gemeinsam verständigen.

6.Rechte der betroffenen Personen

6.1. Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO

Die betroffene Person ist bei der Erhebung der Daten darüber zu informieren, dass im Zuge der Mitgliedschaft personenbezogene Daten verarbeitet werden. Weiterhin muss die betroffene Person über seine Rechte informiert werden.

6.2. Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO

Jeder natürlichen Person Im Angelverein steht als betroffener Person ein Auskunftsrecht zu. Zusätzlich zu den Inhalten dieser Ordnung muss der betroffenen Person auf Verlangen ein Auszug aller Daten angefertigt werden, die in LANDA mit dem besagten Mitglied in Verbindung stehen.

6.3. Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO

Sollte eine betroffene Person feststellen, dass seine oder ihre Daten nicht korrekt oder unvollständig sind, so muss der Anwender von LANDA die entsprechende Korrektur bzw. Vervollständigung der Daten vornehmen.

6.4. Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO  

Personenbezogene Daten einer betroffenen Person, für deren Verarbeitung es keinen Zweck mehr gibt, sind unverzüglich zu löschen. Eine vollständige Löschung des Datensatzes einer betroffenen Person ist nur dann gerechtfertigt, wenn die Mitgliedschaft durch Austritt oder Tod beendet wird.

6.5. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruchsrecht nach Art. 18 & und 21. DSGVO

Hat das mittelbare Mitglied Zwecke definiert, die über seine satzungsgemäßen Aufgaben hinausgehen, kann die betroffene Person als Vereinsmitglied die Einschränkung der Verarbeitung für jene Zwecke verlangen beziehungsweise der Verarbeitung widersprechen. Dieses Recht der Betroffenen wird vor allem bei Verarbeitungsprozessen relevant, die außerhalb der Webanwendung LANDA stattfinden.

6.6. Aufsichtsbehörde und Beschwerderecht

Sollten Bedenken von betroffenen Personen nicht ausgeräumt werden können, kann sich diese an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Dort kann auch Beschwerde gegen die Verantwortlichen eingereicht werden.

Postanschrift:

Sächsischer Datenschutzbeauftragter

Postfach 11 01 32                                                                                  

01330 Dresden

Hausanschrift:

Sächsischer Datenschutzbeauftragter

Devrientstraße 5

01067 Dresden

7.Löschung und Übertragung

7.1. Start und Ende der Verarbeitung

Die Erfassung personenbezogener Daten beginnt rechtmäßig mit Eintritt des einzelnen Mitgliedes in den Angelverein. Die Löschung der Daten erfolgt, sobald sich die Mitgliedschaft zum Beispiel durch Austritt oder Tod des Mitgliedes auflöst. Einzig die Information der hinterlegten Erlaubnisscheinnummern wird mit Ausscheiden des Mitgliedes noch bis zum Ende des folgenden Kalenderjahres im System abgespeichert. Diese Notwendigkeit ergibt sich aus dem §34 der Sächsischen Fischereiverordnung.

7.2. Datenübertragung

Ein Datentransfer, beispielsweise durch einen Vereinswechsel des Mitgliedes von einem Verein zu einem anderen ist nicht automatisiert. Das Mitglied wird bei einer Neuaufnahme neu registriert, auch wenn der Wechsel zwischen zwei Vereinen des gleichen Regionalverbandes vollzogen wird.

8.Öffentlichkeitsarbeit

8.1. Verwendung von Fotos 

Die mittelbaren Mitglieder dürfen Fotos von Veranstaltungen, die den allgemeinen Charakter jener Veranstaltung wiedergeben veröffentlichen, auch wenn keine Einwilligung jeder einzelnen Person auf dem Foto vorliegt. Die Fotos dürfen ausschließlich für satzungsgemäße Zwecke verwendet werden.

Für die Verwendung von Fotos mit dem Charakter eines Portraits bedarf es der Einwilligung der betroffenen Person.

8.1. Einschränkungen

Die Veröffentlichung von Fotos einer Veranstaltung ohne gesonderte Einwilligung ist zu unterlassen, wenn:

·dadurch die Menschenwürde einer abgebildeten Person verletzt wird oder

·eine betroffene Person der Veröffentlichung widerspricht und die Gründe für den Widerspruch in der Abwägung höher liegen, als das berechtigte Interesse des Verantwortlichen.

·auf dem Foto Minderjährige abgebildet sind. Hierzu ist in jedem Fall die Einwilligung der jeweiligen erziehungsberechtigten Person einzuholen.

8.2. Informationspflicht

Sollten bei einer Veranstaltung Fotos angefertigt werden, die zur Veröffentlichung vorgesehen sind, so sind die Teilenehmer hierüber zu informieren. Insbesondere ist zu informieren:

·dass Fotos angefertigt werden

·über den Kontakt der verantwortlichen Person

·was die rechtliche Grundlage für die Veröffentlichung ist

(Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO – Berechtigtes Interesse)

·Art der geplanten Veröffentlichung bzw. Verwendung, zum Beispiel:

1. Verwendung auf der Webseite
2. Weitergabe an Dachverbände
3. Erstellung von Druckerzeugnissen
4. Verwendung für Social Media Kanäle (Einzeln zu benennen)

9.Nachweise, Verzeichnisse und Verträge

9.1. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO

Jedes ordentliche und mittelbare Mitglied führt ein Verzeichnis, welches alle Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert. Darin sollen mindestens enthalten sein:

·Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

·Name und Kontakt zum jeweiligen Ansprechpartner

·Zweck der Verarbeitung

·Kategorie der personenbezogenen Daten

9.2. Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung

Werden personenbezogene Daten im Auftrag eines Verantwortlichen durch Dritte verarbeitet, so muss der Verantwortliche sicherstellen, dass der Auftragsverarbeiter die hierzu notwendigen und geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen garantiert. Hierzu ist ein entsprechender Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß Art. 28 Abs. 3) zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter abzuschließen.

10.Datenschutzbeauftragter

Der Datenschutzbeauftragte des Landesverbandes Sächsischer Angler e. V. ist aktuell:

Martin Schuster

Rennersdorfer Straße 1

01157 Dresden

Telefon: 0351/4275115

E-Mail: datenschutz@landesanglerverband-sachsen.de